Dowiedz się jak uniknąć głupich i powtarzających się błędów w Twojej firmie

checklista - lista kontrolna

Oszczędź mnóstwo czasu i nerwów – za pomocą list kontrolnych.

W Twojej firmie stale powtarzają się wciąż te same błędy?  
Czy ekipa montażowa znów zapomniała drabiny czy wiertarki jadąc na zlecenie?  
Pracownica w biurze zapomniała wysłać ważnego dokumentu do urzędu?  
A może po raz kolejny nie opublikowałeś artykułu na blogu w terminie, który sobie określiłeś?  

Unikaj tych głupich błędów tworząc i korzystając z list kontrolnych.  

Dlaczego głupich? Bo są to błędy, których można się łatwo pozbyć, a pojawiają się tylko i wyłącznie poprzez niedopatrzenie.   

Chcąc uniknąć wyżej wspomnianych błędów zacznij stosować listy kontrolne tzw. checklisty.  

Czym jest checklista (lista kontrolna)? 

Jest to spis każdego kroku jaki trzeba postawić, żeby dokładnie wykonać jakieś zadanie. Taką listę można porównać do instrukcji składania mebli z IKEA, jednak prawdopodobnie będzie miała inny wygląd 😉 Już tłumaczę o co chodzi…  

Jak powinna wyglądać checklista (lista kontrolna)? 

Przede wszystkim powinna zawierać precyzyjny opis działań jakie trzeba podjąć aby zrealizować zadanie. Krok po kroku, szczegół po szczególe.  

Warto przy każdym kroku dopisać osobę odpowiedzialną za dany punkt czy też czynność. Wiesz wtedy kto konkretnie jest przypisany do danego kroku, a dodatkowo dana osoba czuje większą odpowiedzialność za to zadanie.  

Każdy krok powinien również posiadać możliwość odhaczenia wykonania zadania, ponieważ widać wtedy jak na dłoni, co już wykonałeś a czego jeszcze nie. Ten element listy kontrolnej drastycznie przyspiesza pracę, bo nie musisz się zastanawiać „co jeszcze trzeba zrobić?” i eliminuje głupie błędy opisane powyżej, ponieważ lista czynności prowadzi Cię jak po sznurku do celu.  

WAŻNE: Przygotowanie takiej listy zajmuje trochę czasu, ale warto na to poświęcić każda minutę! Szczególnie, że nie musisz tego robić samemu; zleć to pracownikowi.  

Jak używać checklisty? 

Praca z listą kontrolną wygląda następująco: 

  • Wykonując kolejne kroki odhaczaj je na bieżąco.   

Zrobiłeś –> odhacz ✅  

To bardzo ważne by odhaczanie weszło w nawyk, wtedy prawdopodobieństwo, że o czymś zapomnisz jest znikome.   

  • Kolejna sprawa: stale kontroluj checklisty.  

Co mam na myśli? Jeśli chcesz stale podnosić jakość pracy w Twojej firmie to chcesz również regularnie weryfikować kolejność kroków na liście, chcesz stale zadawać pytania: „czy na pewno tę checklistę zrobiliśmy we właściwy sposób, czy na pewno zawiera wszystkie czynności, które trzeba wykonać, czy przypadkiem nie zawiera czynności, które nie powinny być wykonywane”.   

Stała weryfikacja kolejności działań na liście kontrolnej jest bardzo ważna. Jeśli okaże się, że coś jest nie tak należy ją zmienić, dlatego weryfikuj jej poprawność regularnie.   

  • Kolejną arcyważną sprawą jest podwójna weryfikacja, czyli wyrywkowa weryfikacja poprawności działania pracowników.  

Dlaczego to jest ważne i jaka może być cena braku weryfikacji?  

Kilka lat temu pojechałem do Augustowa gdzie miałem poprowadzić szkolenie – mniej więcej 600 km od miejsca mojego zamieszkania. Dojechałem do hotelu, który mieścił się na pustkowiu. Był weekend, wszystkie sklepu w okolicy zamknięte.  

Zameldowałem się, zaniosłem skrzynkę z materiałami dla uczestników na salę szkoleniową i udałem się do pokoju – super. Na drugi dzień rano mieliśmy rozpocząć o godzinie 9:00.  

O 8:00 przychodzę na salę szkoleniową, otwieram skrzynkę, żeby rozłożyć materiały…. patrzę i nie mogę uwierzyć, w skrzyni nie ma długopisów!  

W szkoleniu miało wziąć udział 15 osób, czyli potrzebowałem 15 długopisów, a nie było ani jednego. Okazało się, że dziewczyny w biurze ich nie spakowały. Byłem 600 km od biura, na środku pustkowia, w weekend i potrzebowałem na szybko zorganizować 15 długopisów. Chyba nie muszę tłumaczyć co czułem. 

Na szczęście okazało się, że 2-3 miałem w teczce, drugi trener miał też kilka, poprosiliśmy obsługę hotelu, żeby nas wsparli i jakoś uratowaliśmy tę dramatyczną sytuację. Sytuację, która nie powinna się w ogóle wydarzyć! 

Gdy wróciłem do biura od razu sprawdziłem przyczynę błędu. W pierwszej kolejności zweryfikowałem checklistę – nie było na niej podpisu pomimo, że procedura mówiła:  „każda checklista powinna być zatwierdzona i podpisana przez konkretnego człowieka, który z niej korzysta”. Zapytałem dziewczyny co się stało, a one powiedziały, że nie korzystały z tej listy…   

Byłem zdumiony! Nie korzystały z narzędzia, które same stworzyły.  

Niezwłocznie przeprowadziłem właściwą w tej sytuacji rozmowę korygującą i od tego momentu już nigdy się nie zdarzyło, że ktokolwiek z naszego zespołu zapomniał o tym, żeby taką checklistę wypisać i podpisać.  

Nie zmienia to jednak faktu, że podczas szkolenia najadłem się strachu pomieszanego ze wstydem, bo uczestnicy szkolenia zamiast porządnych długopisów dostali zlepek różnokolorowych pisadeł… Od tamtej sytuacji stosujemy podwójną weryfikację, dzięki czemu unikamy podobnych błędów.  

PAMIĘTAJ: co pewien czas sprawdzaj wyrywkowo czy pracownicy korzystają z narzędzia jakim jest lista kontrolna. Szczególnie gdy realizujesz ważny projekt daleko od biura😊

Jak zwracać uwagę pracownikom? 

Podczas wdrażania w firmie narzędzia jakim jest checklista będą się zdarzać błędy i nieporozumienia, które będą Cię irytować, dlatego w tym miejscu chciałbym Cię przestrzec przed pretensjonalną formą wyrażania swoich opinii i emocji.  

Znam wielu przedsiębiorców, którzy prowadząc rozmowy korygujące po błędzie pracownika podnoszą głos, lub co gorsza strzelają focha. Jeśli zachowasz się w ten sposób, to pracownik nie będzie chciał używać tej checklisty. Będzie odczuwał wewnętrzny opór przed tym, żeby korzystać z narzędzia, bo będzie się obawiał Twojej reakcji na podobną sytuację.  

Jeśli z jakiegoś powodu dojdzie błędu skup się na znalezieniu przyczyny, a nie winnego. Dodatkowo wytłumacz pracownikowi dlaczego używanie listy jest ważne, jakie niesie za sobą korzyści i jakie są skutki zaniechania jej używania. Pamiętaj, że to narzędzie pomaga zarówno jemu jak i Twojej firmie. 

Podsumowanie 

Powtórzymy, efektywna checklista to:  

  • Precyzyjny opis kolejnych kroków. 
  • Odhaczanie wykonanych czynności. 
  • Stała kontrola poprawności.

Checklista jest absolutnie kluczowym narzędziem do tego, żeby nie popełniać głupich błędów, żeby zawsze zabr i zrobić  to, co jest do zabrania i zrobienia, żeby wykonać więcej zadań w krótszym czasie, dlatego jeśli jeszcze z niej nie korzystasz zacznij od razu!   

⬇️ Pobierz nasze przykładowe checklisty! ⬇️

Piotr Pytel – od 2012 pomaga przedsiębiorcom złapać więcej luzu, zwiększyć zyski i odblokować ich czas. Jeżeli uważasz, że Ty i Twoja firma zasługujecie na więcej, chcesz podnieść wydajność pracy, zwiększyć zyskowność działalności oraz wreszcie mieć czas dla siebie, to zapisz się na Warsztaty Umiejętności Biznesowych.

1 Comment

Comments are closed.