3 kluczowe (i niesamowicie potężne) metody zwiększania produktywności dla zapracowanych przedsiębiorców

metody zwiększania produktywności, produktywność

Bycie zajętym przedsiębiorcą można porównać do żonglowania jajkami. Jeśli nie próbujesz poprawiać swojej produktywności, to tylko kwestia czasu, jak te wszystkie jajka się rozbiją.

Poniżej przedstawiam proste, ale niesamowicie pomocne wskazówki, które pomogą Ci robić zadania szybciej i wydajniej – bez stresu i pracy po 80 godzin tygodniowo.

Nie wdrażaj technik zarządzania sobą w czasie, jeśli najpierw nie przeczytasz tego!

Zanim przejdziesz do szczegółowego planowania najbliższych dni i tygodni, powinieneś mieć przygotowany plan roczny dla swojej firmy. 

Bez planu ciężko wyznaczać właściwe zadania, które faktycznie przyczyniają się do stałego wzrostu biznesu i Twoich dochodów. 

Plan roczny powinien wynikać ze strategii. Dzięki temu realizacja mniejszych celów w nim zawartych prowadzi do osiągnięcia najważniejszego celu strategicznego. 

Dopiero po określeniu planu rocznego, możesz przejść do planowania danego miesiąca, tygodnia i dnia. Zapisujesz wtedy zadania, które wynikają z planu rocznego i są nakierowane na osiągnięcie głównego celu strategicznego. 

Najlepiej więc zacząć od rozbicia celów długoterminowych na cele miesięczne, a następnie podzielić je na cele tygodniowe i dzienne. 

Dlaczego strategia biznesowa jest kluczowa do osiągnięcia ponadprzeciętnej produktywności?

O tym, dlaczego strategia jest najważniejsza, pisałem w tym artykule. Tu tylko przypomnę, że jeśli nie masz strategii, to tak jakbyś siedział na miejscu pasażera w swoim własnym biznesie. 

Widzisz, jak samochód przyspiesza i pokonuje kilometr za kilometrem. Jednak w pewnym momencie bezradnie obserwujesz, jak skręca w ślepą uliczkę lub, co gorsza, rozbija się.

Za to planowanie strategiczne przenosi Cię za kierownicę. Służy jako mapa, określająca kierunek, w którym musi podążać firma oraz pomaga liderom przygotować się na potencjalne przeszkody.

Firmy bez podstaw strategicznych są znacznie bardziej narażone na problemy lub nawet upadek.

Czujesz, że Twoja strategia biznesowa mogłaby być lepsza lub jeszcze jej nie masz? 

W takim razie pobierz już teraz bezpłatny szablon, który krok po kroku pomoże Ci określić podstawową strategię biznesową i znaleźć się w garstce najskuteczniejszych przedsiębiorców. 

A teraz, gdy już wiesz, bez czego nie warto zaczynać planowania, to czas na konkretne techniki.

Metoda #1: Matryca Eisenhover’a – wybieraj tylko to, co najważniejsze

Eisenhower powiedział: „To, co jest ważne, rzadko jest pilne, a to, co pilne, rzadko jest ważne”. 

Metoda Eisenhowera klasyfikuje zadania jako ważne, nieważne, pilne i niepilne. 

Zaplanuj więc natychmiastowe wykonanie pilnych i ważnych zadań, a następnie ważne, ale niepilne. Po nich następują pilne, ale nie ważne zadania, a następnie niepilne i nieważne.

Dzięki temu segregujesz zadania na ważne (prowadzą do celu strategicznego) i nieważne (nie prowadzą do celu strategicznego).

Poniżej matryca w ujęciu graficznym – na poszczególnych ćwiartkach umieszczasz zadania wg podanej wyżej klasyfikacji:

metody zwiększania produktywności
Źródło: http://zorganizowani.com/produktywnosc/matryca-macierz-eisenhowera-pdf-co-to-jest/

Metoda #2: Bloki czasu – czyli jak osiągnąć głębokie skupienie bez ciągłego rozpraszania

Być może często łapiesz się na tym, że robisz dużo, jesteś wiecznie zajęty, ale… jakoś nie czujesz, żeby przybliżało Cię to do strategicznych celów. 

Nazywa się to multitaskingiem, czyli robieniem wielu zadań jednocześnie, zamiast skupić się na jednej rzeczy. W efekcie masz mnóstwo rozpoczętych zadań, jesteś „do tyłu” z realizacją i czujesz się coraz bardziej przytłoczony. 

Tu z pomocą przychodzi technika bloków czasowych.

Najprościej ujmując, polega ona na „zablokowaniu” w kalendarzu czasu, na wykonanie tylko jednego – ściśle określonego zadania. 

Na przykład, wiele osób nagminnie sprawdza telefon, skrzynkę e-mail, czy profile w mediach społecznościowych. Ciężko się więc skupić na pracy, skoro ciągle przeskakujesz pomiędzy różnymi zadaniami. 

Zamiast tego, lepiej wybrać godziny w ciągu dnia, kiedy odbierasz telefony, odpowiadasz na e-maile, czy sprawdzasz co ciekawego w mediach społecznościowych.

Twój harmonogram dnia jest więc podzielony na fragmenty czasu, w których koncentrujesz się na jednym zadaniu lub projekcie naraz.

Na przykład od 8 do 10 pracujesz nad najważniejszym zadaniem dnia. Kolejno od 10:30 do 11:00 odpowiadasz na e-maile, a od 12 do 13 sprawdzasz np. reklamy na Facebooku itd. Pamiętaj jednak, że nie wolno Ci wtedy robić nic innego, skupiasz się tylko na jednej czynności. 

Daj sobie czas…

Pamiętaj, aby podchodzić do planowania bloków czasowych z realizmem. 

Bądź też przygotowany na to, że nieraz jakaś czynność zajmie Ci mniej lub więcej czasu. 

I, co najważniejsze, jeśli do tej pory codziennie „uprawiałeś” multitasking, to początkowo może Ci być trudniej dłużej skupić się na jednym zadaniu. 

Nie poddawaj się jednak i pamiętaj, że samokontrola jest jak mięsień, który systematycznie ćwiczony, staje się coraz silniejszy.

Metoda #3: Pomodoro – jak minutnik pomoże Ci wejść na wyżyny produktywności?

Pomodoro w połączeniu z blokami czasowymi tworzy niesamowicie skuteczny system, z którym realizacja zadań stanie się prosta, jak nigdy dotąd. 

Założenie jest proste: kiedy masz jakiekolwiek duże zadanie lub serię zadań, podziel pracę na krótkie (np. 25 minut) interwały (zwane „Pomodoro”), które są oddzielone krótkimi przerwami. W ten sposób uczysz swój mózg koncentracji na jednym zadaniu i zapobiegasz rozpraszaniu uwagi. 

Wszystko, czego potrzebujesz, to minutnik – może być ten w telefonie, czy nawet z kuchni (tak, ten, który ustawiasz przy gotowaniu jajek). Poza tym nie są wymagane żadne specjalne aplikacje, narzędzia ani instrukcje.

Jak wdrożyć Pomodoro? 
  1. Wybierz zadanie, przy którym potrzebujesz pełnej i niepodzielnej uwagi.
  2. Ustaw odliczanie na 25 minut. Następnie postaraj się poświęcić na to zadanie dokładnie 25 minut i nie przerywać sobie.
  3. Pracuj, aż Twój minutnik zadzwoni. Zanurz się w zadaniu przez następne 25 minut. Jeśli nagle przyjdzie Ci do głowy jakiś pomysł, czy rzecz do zrobienia, zapisz to zadanie na kartce papieru – wrócisz do tego później. 
  4. Po każdej sesji Pomodoro zrób sobie krótką przerwę na relaks. Wypij filiżankę kawy, idź na spacer lub zrób coś innego, aby rozluźnić mózg. 

Tak naprawdę od Ciebie zależy, czy jedna sesja potrwa 25, 45, czy 60 minut. Polecam zacząć od krótszych interwałów, po których następuje 5 minut przerwy. Zaleca się po 4 interwałach czasowych zrobić dłuższą, przynajmniej 10-minutową przerwę. 

Uwaga! Nie zapomnij o podsumowaniu dnia… 

Codziennie przed opuszczeniem biura poświęć 5–10 minut na przeglądnięcie listy zadań. Pogratuluj sobie, jeśli osiągnąłeś to, czego chciałeś. 

Jeśli natomiast uważasz, że Twój dzień nie był tak dobry, jakbyś tego oczekiwał, zastanów się, co zrobisz jutro inaczej, aby osiągnąć to, czego potrzebujesz. 

Wyjdź z biura w dobrym nastroju, bo nie chodzi o to, by się obwiniać, że jakieś zadanie nie zostało dokończone, ale każdego dnia stawać się o 1% skuteczniejszym przedsiębiorcą. 

Bez tego realizacja zadań będzie szła jak po grudzie

Musisz pamiętać, że problemy z realizacją określonych zadań najczęściej wynikają ze słabo określonej lub też całkowitego braku strategii biznesowej. 

Widzisz, kiedy masz strategię, to wiesz, do czego dążysz, to z o wiele łatwiej jest określić zadania, które przybliżają Cię realizacji wymarzonego celu. 

Dlatego zachęcam Cię do pobrania szablonu strategicznego, dzięki któremu określi podstawową strategię biznesu. 

Na własnej skórze przekonasz się, o ile łatwiej planować i realizować zadania, kiedy wiesz, dokąd zmierzasz w biznesie oraz co musisz zrobić, aby się w tym miejscu znaleźć. 

Piotr Pytel – od 2012 pomaga przedsiębiorcom złapać więcej luzu, zwiększyć zyski i odblokować ich czas. Jeżeli uważasz, że Ty i Twoja firma zasługujecie na więcej, chcesz podnieść wydajność pracy, zwiększyć zyskowność działalności oraz wreszcie mieć czas dla siebie, to zapisz się na Warsztaty Umiejętności Biznesowych.