Jak obniżyć koszty pracy dzięki standaryzacji działań?

Standaryzacja działań

Jest coraz drożej. Z tym zgodzi się każdy, kto prowadzi w Polsce działalność gospodarczą. Koszty pracownicze rosną z roku na rok, a gdy dodasz do tego wzrost cen, to w Twoim portfelu zostaje coraz mniej. Co możesz z tym zrobić? Pewnie do głowy od razu przychodzi Ci podniesienie cen swoich produktów lub usług. Ale uwaga! Ryzykujesz, że klienci pójdą do konkurencji, która ma taniej. Czy jest więc inny sposób, aby obniżyć koszty? Tak! Stosuj standaryzację pracy.

Czym jest standaryzacja pracy? 

Gdy prowadzę szkolenia dla przedsiębiorców, korzystam z prezentacji. Ale nie robię jej za każdym razem od zera. Korzystam z szablonu, który wcześniej przygotowałem. Są w nim stałe elementy graficzne, np. moje logo. Wystarczy, że uzupełnię szablon nową treścią i gotowe. 

Z kolei podczas tworzenia treści najpierw robię główne punkty w prezentacji, czyli nagłówki. Potem dopiero rozwijam te punkty o szczegółowe informacje. 

I na tym właśnie polega standaryzacja pracy – mam pewien schemat działania i gotowe wzorce (szablony) działania do wielokrotnego użycia. Dzięki standaryzacji pracy oszczędzam czas, bo nie muszę się zastanawiać, jaki krok wykonać jako następny – po prostu płynnie do niego przechodzę. Nie muszę również tworzyć nowego rozwiązania, ale wykorzystuję to, co już mam, co stworzyłem w przeszłości.

Jeśli więc chcesz pracować szybciej (i taniej!), wprowadź standaryzację działań. Jak to zrobić?

Przygotuj checklistę

Gdy przygotowuję prezentację szkoleniową, mam przygotowaną checklistę, na której znajdują się wszystkie zadania, jakie muszę wykonać. To bardzo ważne! Taka checklista sprawia, że o niczym nie zapominam. O checklistach więcej pisałem w tym artykule.

Sprawdzaj czas wykonania

Kolejny element standaryzacji pracy zazwyczaj boli, szczególnie gdy dopiero zaczynasz standaryzację. To mierzenie  czasu każdego działania

Ja na przykład wiem, że przygotowanie treści i obróbka graficzna prezentacji trwają około 3 godzin. Później jeszcze korekta i szlifowanie prezentacji – to kolejna godzina. Czyli na przygotowanie części merytorycznej webinaru potrzebuję 4 godzin. 

Nie mówię już o tym, że wcześniej sam sprawdziłem we własnej firmie wszystko, o czym mówię na szkoleniu, więc to także wliczam do czasu, jaki poświęcam na przygotowanie się do webinaru. 

Takie mierzenie czasu jest dość uciążliwe, ale dzięki temu wiem, ile czasu zajmują mi poszczególne czynności. Jeżeli przygotowanie webinaru to 4 godziny, to nie mogę zacząć przygotowań o 8 rano, skoro szkolenie zaczyna się o 10. Wiem też, że  muszę zabrać się za webinar kilka dni wcześniej, bo nie mam czasu siedzieć ciurkiem 4 godziny przy komputerze. 

Stosuj prawo Parkinsona

Jeśli na przygotowanie webinaru mam 4 godziny, to działam zgodnie z prawem Parkinsona. Co to takiego? 

Prawo Parkinsona mówi, że zadanie zajmuje nam tyle czasu, ile sobie wyznaczymy. Jeżeli wyznaczyłbym sobie na przygotowanie całego webinaru 5 godzin, to przygotowanie zajmie mi 5 godzin, ale jeśli wyznaczę sobie 4 godziny, to się sprężę i zrobię to w 4 godziny. 

Co więcej – jeśli wiem, że przygotowanie do webinaru trwa 4 godziny, to mogę celowo wyznaczyć sobie krótszy czas – 3,5 godziny. Po co? Po to, żeby sprawdzić, czy jestem w stanie zmieścić się w tym czasie. Kiedy damy sobie krótszy czas na jakieś zadanie, to robimy wszystko, żeby to zadanie w tym czasie wykonać. 

Dotyczy to też pracowników. Czasami zlecam komuś zadanie do wykonania w 2 dni, mimo że mamy na to 3 dni. W ten sposób sprawdzam, czy ktoś jest w stanie zrobić tak szybko zadanie, a do tego mam czas na ewentualne poprawki i dzień przed wydarzeniem materiały są na spokojnie gotowe. 

Mierz czas każdego działania i za każdym razem wyznaczaj sobie krótszy czas na jego wykonanie. Dzięki temu znów obniżysz koszt pracy.

Eliminuj błędy

Standaryzacja polega też na tym, że eliminujesz zbędne czynności. Co mam na myśli? 

Przed każdym webinarem sprawdzam moją prezentację, czy nie mam w niej błędów (literówki, przecinki itd.). Gdybym chciał zaoszczędzić czas, mógłbym to oddelegować mojej asystentce. Jeżeli publikuję teksty, zawsze to robię. Mamy taki standard, że ja najpierw piszę, a moja asystentka to sprawdza.

Jeśli jakichś zadań nie musisz robić osobiście – zleć je innej osobie. 

Wykorzystuj to, co już masz

Co jest jeszcze istotne przy standaryzacji? Używanie tego, co już jest. 

Jeżeli raz przygotowałem prezentację, na kolejne szkolenie nie będę musiał tworzyć nowych materiałów. 

Jeżeli tworzysz np. oferty dla klientów, to zrób jeden szablon i zawsze działaj na tym szablonie. Cała Twoja praca będzie polegała na podmienieniu danych. Banalne? Niby tak, ale z doświadczenia wiem, że w wiele firm tego nie robi. Dlaczego?

Mamy skłonność, żeby wymyślać nowe rzeczy. I to jest super, ale to zabiera ogromną ilość czasu. Więc żeby ten czas zaoszczędzić, wystandaryzuj swoje oferty. Miej jeden format graficzny i tylko zmieniaj w nim treść. 

Standaryzacja pracy – podsumowanie 

Przy standaryzacji pracy pamiętaj o tych zasadach:

  • Precyzyjnie określ zakres działań. 
  • Ustal kolejność działań. 
  • Opracuj checklistę czynności, które trzeba wykonać. 
  • Mierz czas każdego działania.
  • Wykorzystaj Prawo Parkinsona.
  • Stale eliminuj błędy
  • Używaj tego, co już masz.

⬇️ Pobierz nasze przykładowe checklisty! ⬇️

Piotr Pytel – od 2012 pomaga przedsiębiorcom złapać więcej luzu, zwiększyć zyski i odblokować ich czas. Jeżeli uważasz, że Ty i Twoja firma zasługujecie na więcej, chcesz podnieść wydajność pracy, zwiększyć zyskowność działalności oraz wreszcie mieć czas dla siebie, to zapisz się na Warsztaty Umiejętności Biznesowych.