Jak gadać, żeby się dogadać, czyli co przeszkadza w komunikacji interpersonalnej w twojej firmie?

Masz wrażenie, że przekazując załodze polecenia, mówisz do ściany?  

Często rezultaty Twoich pracowników nie pokrywają się ze stawianymi przed nimi zadaniami?  

Zastanawiasz się, jak mocniej zmotywować pracowników do efektywniejszej pracy, bo wygląda na to, że standardowe metody nie działają?  

Zanim podejmiesz radykalne kroki, zastanów się, czy problem nie leży w niewłaściwej komunikacji między Wami. Czasem wystarczy kilka zmian, aby nawiązać nić porozumienia, która przełoży się nie tylko na pożądane wyniki, ale i lepszą atmosferę w Twojej firmie. Innymi słowy, przyjrzymy się, jak gadać, aby się dogadać.    

Co to jest komunikacja interpersonalna? 

Zacznę od wyjaśnienia, czym jest komunikacja interpersonalna. Zgodnie z definicją, komunikacja interpersonalna to proces, w którym ludzie wymieniają między sobą znaczenia, posługując się powszechnym zestawem symboli. Przełóżmy to jednak na bardziej ludzki język.  

Mówiąc prościej, komunikacja interpersonalna to zdolność do wchodzenia w kontakt z drugą osobą i powodowania, że jest się zrozumiałym. I tutaj zwróćmy uwagę, na słowo „zrozumiałym”. Czyli takim, którego jesteśmy w stanie zrozumieć. Przy czym nie oznacza to automatycznie, że faktycznie zostaniemy zrozumiani. Choć chyba już zdajesz sobie sprawę, że jako nadawca komunikatu musisz się nieźle nagimnastykować, aby faktycznie inni zrozumieli Cię zgodnie z Twoimi intencjami.   

Dlaczego tak często się nie rozumiemy? 

Wzajemne zrozumienie to już połowa sukcesu praktycznie w każdej dziedzinie życie. Nie inaczej jest w przypadku Twojej firmy. Jeśli Twoi pracownicy dokładnie wiedzą, o czym mówisz, będą w stanie to wykonać. W teorii wygląda to banalnie. Przecież wyraźnie przekazujesz swoim podwładnym, o co Ci chodzi. Czy jednak rzeczywiście tak jest? Aby zrozumieć, skąd biorą się nieporozumienia, przyjrzymy się, jak wygląda proces komunikacji i jakie są jego składowe.  

Przede wszystkim w procesie komunikacji biorą udział dwie strony: nadawca oraz odbiorca. Nadawca zawsze nadaje komunikat w pewnym kodzie. Chodzi tu nie tylko o konkretny język, ale i specyficzne słownictwo, a także przyzwyczajenia i zachowania, które towarzyszą nadawaniu komunikatu.  

Jednak do odbiorcy nie trafia sam „goły” komunikat. Każda informacja nadawana jest w określonym kontekście, a do tego jest ona zniekształcana przez tzw. szumy informacyjne. Kontekst to zachowanie i ton, w jakim nadawca przekazuje myśli. Z kolei szumy informacyjne to wszelkiego rodzaju zakłócenia i rozpraszacze: hałas, przychodzące powiadomienia, ktoś inny przerywający rozmowę itd. Innymi słowy, wszystko to, co przeszkadza w komunikacji pomiędzy dwoma osobami. Co więcej, może być to nawet złe samopoczucie odbiorcy informacji, który tego dnia przyszedł do pracy podziębiony.  

To wszystko sprawia, że nadawany przez Ciebie komunikat może być niezrozumiany. Odbiorca może nie rozumieć języka, którym się posługujesz (np. gdy jest zbyt specjalistyczny), kontekstu, który nadajesz informacji lub szumy przeszkodziły mu w prawidłowym odbiorze komunikatu.  

A skąd masz wiedzieć, czy zostałeś dobrze zrozumiany? Z pomocą przychodzi informacja zwrotna, którą otrzymujesz od rozmówcy w odpowiedzi na Twój komunikat.  

Jak zdobyć informację zwrotną: Następnym razem po zakończonej rozmowie z pracownikiem zapytaj go. Powiedz: chciałabym mieć pewność, że się dobrze zrozumieliśmy. Czy mógłbyś powtórzyć jak mnie zrozumiałeś?  

Pamiętaj o właściwym tonie wypowiedzi; prosisz pracownika o informację zwrotną, a nie tłumaczenie się.  

Dlaczego warto rozwijać umiejętność komunikowania się? 

Przyjrzyjmy się teraz, dlaczego tak ważne jest, aby dobrze zrozumieć proces komunikowania się. Przede wszystkim, aż 75% czasu poza snem to komunikacja. Czasem nieuświadomiona, ale jednak komunikacja. Poza tym, około 30% czasu przeznaczonego na komunikowanie to mówienie, a 47-52% to słuchanie.  

Co jednak ważne, coraz częściej i więcej chcemy mówić. Jednak warto zdawać sobie sprawę, że mowa to tylko jeden ze składników porozumiewania się.    

Składowe porozumiewania się 

Każdy komunikat możemy nadać na 3 sposoby jednocześnie: 

– mowa ciała, czyli postawa, gestykulacja, wzrok, pozycja głowy, oddech, mimika – ok. 50% komunikatu, 

– sposób mówienia, czyli ton i tembr głosu, głośność — ok. 30% komunikatu, 

– treść wypowiedzi, czyli słowa klucze — ok. 20% komunikatu. 

Co z tego wynika?  

Po pierwsze, wcale nie potrzebujesz słów, aby się komunikować.  

Po drugie, jeśli chcesz być dobrze zrozumiany, Twój komunikat musi być pełny i spójny.  

Po prostu to, co mówisz, jak to mówisz i jak się w tym czasie zachowujesz, musi być ze sobą zgodne. W przeciwnym razie Twój rozmówca poczuje się zagubiony i nie będzie wiedział, o co Ci właściwie chodzi.  

Dlaczego w niektórych sytuacjach czujesz się (lub Twój rozmówca) niekomfortowo?  

Czy zdarza Ci się, że podczas rozmowy, odczuwasz dyskomfort? Najczęściej odpowiada za to zbytnie skrócenie fizycznego dystansu pomiędzy Tobą a Twoim rozmówcą.  

Przyjmuje się, że: 

– 0-45 cm to odległość intymna, zarezerwowana dla rodziny,  

– 45-120 cm to odległość osobista, zarezerwowana dla znajomych, przyjaciół,  

– 150-350 cm to strefa społeczna, zarezerwowana dla kontaktów zawodowych,  

– 10-25 m to strefa publiczna.  

Za każdym razem, gdy przekraczasz dystans zarezerwowany dla danego typu relacji, Twój rozmówca będzie czuł dyskomfort. A to przełoży się na odbiór nadawanego przez Ciebie komunikatu. Dbaj zatem, aby odległość pomiędzy Tobą a innymi nie przekraczała umownych granic.  

Oczywiście wszystko zależy od Waszej relacji i tego jak długo się znacie.  

A co możesz zrobić, gdy to Twój rozmówca skraca dystans? W takim przypadku możesz delikatnie się odsunąć, wycofać, przesunąć w bok. A przede wszystkim pamiętaj o jednym. Jako osoba, która chce się świadomie komunikować, sam zarządzaj przestrzenią podczas rozmowy, zamiast zakładać, że zrobi to druga strona.  

Co pomaga, a co przeszkadza w skutecznej komunikacji? 

Na skuteczność komunikacji wpływa wiele czynników. Część z nich wspiera ją, a inne ją utrudniają. Zebrałem je w poniższej tabeli.  

komunikacja interpersonalna

Jakie wnioski można z niej wysunąć? Przede wszystkim skuteczna komunikacja potrzebuje wspólnej płaszczyzny, jaką jest chęć wzajemnego zrozumienia. Kluczowe jest zastosowanie języka i pojęć, które są zrozumiałe dla odbiorcy. Nie ma tutaj miejsca na nadmierną kreatywność czy nowomowę. Istotne jest także precyzyjne wyrażanie myśli, które nie pozostawiają pola do domysłów.  

Ważne są również okoliczności. Rozmawiając w pośpiechu, czy wywołując presję, tylko zakłócasz swój komunikat.  

Poza tym warto być otwartym na odbiorcę i pozwolić mu na wyrażenie swojej opinii. Twój odbiorca musi mieć możliwość dopytania, poproszenia o powtórzenie komunikatu, a także wyrażenia swoich wątpliwości. Tylko na tej podstawie będziesz miał możliwość zorientowania się, czy faktycznie zostałeś prawidłowo zrozumiany.  

Podsumowanie 

Jeśli miewasz poczucie, że Twoi pracownicy nie do końca Cię rozumieją, możesz mieć rację. Pamiętaj,  wina wcale nie leży po ich stronie, ani nie wynika ze złych intencji. Wprost przeciwnie, może być to rezultat niewłaściwej komunikacji z Twojej strony. Dlatego upewnij się, że komunikaty, które wysyłasz, są spójne, wyrażane w języku zrozumiałym dla odbiorcy i w warunkach, które minimalizują wpływ szumu informacyjnego. Czasem wystarczy kilka niewielkich zmian, aby proces komunikacji stał się o wiele bardziej skuteczny.